Les bases de données

Les bases de données du système d'information

Le système d'information a pour objectif de rassembler dans des bases de données relationnelles interconnectées, l'ensemble des informations diversement réparties dans le laboratoire. Le développement d'applications clientes permet aux services administratifs et logistisques, de gérer les différentes bases de données à partir de navigateur Web ou d'applications JAVA. Les données sont pour la plupart consultables sur le Web par des formulaires de recherche multicritères. Un serveur de base de donnée (SGBD) ORACLE en version 8i est installé sur la machine "chimay". Les accès au serveur se font par une connexion JDBC ou par l'intermédiaire de packages PLSQL ou de Servlet Java par l'intermédiaire d'un serveur Web Apache.

Base de données du personnel

Cette base, développée pour le Service du personnel, permet de gérer l'ensemble des personnels du laboratoire constitué des permanents chercheurs, des enseignant-chercheurs, des ITA, des contractuels, des doctorants, des post-doctorants, des visiteurs, des stagiaires ainsi que l'annuaire des anciens doctorants. Elle constitue un historique des carrières des personnels, de leur affectation, de leur rémunérations, de leurs formations et diplômes ainsi que des établissements de financement. Un ensemble de requêtes et d'exportation de données permet de répondre à différentes enquêtes et statistiques du personnel.

Cette base de données représente le point central du système d'information car elle identifie une personne et son affectation et sert de référence à toutes les autres bases du système : annuaire, matériel, publication, collaboration, stages, thèses. Son modèle conceptuel de donnée est composée de 62 tables, l'application cliente est développée en JAVA et peut s'exécuter sur des postes banalisés de type Apple G4 sous MacOSX, ou PC sous Windows 2000 et XP, ou SUN sous solaris. Elle utilise une connexion via JDBC à la base de données ORACLE.

Base Annuaire et Organigramme

Cette base est synchronisée avec la base du personnel, elle permet de diffuser sur le Web l'annuaire du laboratoire ainsi que les organigrammes composés des groupes de recherche, des services techniques, et des services administratifs et logistiques.

L'annuaire permet de rechercher une personne par son nom complet ou partiel (suivi du caractère %) classé par ordre alphabétique. Chaque personne est présentée avec ses coordonnées, son affectation, sa fonction, ses publications et sa page personnelle. La mise à jour de la base est faite par le service du personnel, le standard ainsi que le service SI.

La base a été développée en technologie PLSQL, elle est accessible par des applications clientes à partir de navigateurs Web.

Base des propositions des sujets de thèse et de stage

Les propositions de sujet de thèse et de stages sont diffusées chaque année sur le serveur Web du Laboratoire. Le service du personnel prend en charge l'enregistrement des données de cette base. Les propositions sont classées par groupe ou service, ainsi que par domaine. Chaque proposition comporte un titre, une description du sujet, les domaines de recherche ainsi que les coordonnées des personnels responsables du sujet.

Une interface Web développée en PLSQL/Javascript permet d'interroger la base par année, mot clé, domaine et affectation. Les propositions sont également accéssibles à partir des pages Web de chaque groupe ou service. Les sujets de stages pourvus doivent être signalés au service du personnel afin d'enregistrer leur état dans la base de données et de l'afficher sur le Web.

Base des collaborations et base valorisations
Cette base est destinée aux relations contractuelles du laboratoire, elle est gérée par le service des Relations Extérieures et le service Gestion Contractuelle. Elle permet d'enregistrer les projets régionaux, nationaux, européens et internationaux dans lesquels le laboratoire est impliqué ainsi que les partenaires avec lesquels il collabore pour leur développement. Tout type de projet peut être enregistré, selon son état déposé, refusé ou notifié avec leurs données financières et les établissements payeurs.

Cette base est développée en technologie PLSQL/Javascript avec un accès banalisé par navigateur Web. Un interface multicritères paramétrable permet d'interroger la base à partir de n'importe quel champ des principales tables de la base. Les données sont exportées au format Excel.

Base des Matériels

Cette base a été développée pour le service Gestion, elle est utilisée par le Magasin pour enregistrer tout matériel associé à un numéro d'inventaire (informatique, électronique, instrumentation, équipement microélectronique, etc ...). Elle permet d'enregistrer les références complètes d'un équipement, son affectation, sa période de garantie, etc... Pour les matériels informatiques, elle est synchronisée avec les informations Sysadmin pour la connexion au réseau (Adresse Ethernet, IP, prise réseau, utilisateur, groupe/service). Elle permet également au service Gestion de maintenir un inventaire financier des matériels.

Cette base développée en langage PLSQL/Javascript est accessible par des applications clientes à partir de navigateur Web. Son accès est pour l'instant restreint au service Gestion et au Magasin.


Base des publications

La base est destinée à l'enregistrement de toutes les publications produites par le laboratoire. Elle permet de mémoriser sous un numéro de rapport LAAS, le titre, les auteurs et leur affectation ainsi que sa diffusion. Les publications sont classées par type (Conférence, Manifestation avec acte, Revue scientifique, Thèse, etc..). La gestion de cette base de données est prise en charge par le service documentation. Toute publication du laboratoire doit être transmise au service pour son enregistrement dans la base de données.

Cette base est gérée par une application cliente JAVA pouvant s'exécuter sous un environnement PC Windows 2000 ou Apple G4 MacOSX. L'application permet d'executer des recherche selon différents critères, auteurs, affectation, type, année, numéro de rapport etc ... Les données peuvent être exportées sous différents formats tels que PDF, WORD ou texte ASCII.

Une interface Web développée en technologie Servlet Java permet de consulter la base à partir du serveur du Laboratoire. Deux niveaux de recherche sont proposés, le plus simple permet de rechercher des publications par auteur, par mots clé, par affectation et par numéro de rapport. Une recherche avancée multicritères associée à des opérateurs logique ET, OU, SAUF permet de combiner jusqu'à 6 critères consécutifs. Les résultats peuvent être affichés par pages de 20 publications successives.

Base des Relations publiques

Cette base est développée pour le service de Communication pour la gestion d'un relationnel d'adresses des correspondants du laboratoire. Elle permet d'enregistrer les établissements et leur contact et de définir des groupes de correspondants. On peut ainsi consulter les membres du club des affiliés, les relations avec la presse, les directeurs de laboratoire, les destinataires de la lettre du LAAS, etc ... Les partenaires de la base des collaborations sont automatiquement liés aux relations publiques.

L'application cliente a été développée en JAVA, elle permet via un interface de recherche multicritères d'exporter les données sous différents formats, PDF, WORD et EXCEL pour des besoins de publipostage.

Base des annonces de séminaires et de thèse

Cette base permet de diffuser sur le Web les annonces de séminaire et de thèse dans la rubrique Actualités. Elle permet de donner les principales informations sur le titre, le résumé, les intervenants, les jury ainsi que les dates et localisation. Une liste dynamique des annonces à venir et des annonces passées par rapport à la date courante est disponible sur le Web.

Deux formulaires Web de déclaration de ces annonces sont utilisables dans l'intranet. Ils permettent à tout personnel d'enregistrer une annonce dans la base et de simultanément l'envoyer par mail à une liste de destinataires.

Cette application Web a été développée avec en technologie Servlet Java.